Microsoft 365 Business Voice – komplett telefoni for små og mellomstore bedrifter

Hva er Microsoft 365 Business Voice?

Microsoft 365 Business Voice er en moderne og skybasert telefoniløsning som lar små og mellomstore bedrifter håndtere all sin bedriftskommunikasjon i Microsoft Teams – inkludert telefonsamtaler via det offentlige telefonnettet (PSTN).

Med Business Voice blir Microsoft Teams ikke bare et verktøy for møter og samarbeid, men også en fullverdig plattform for telefoni. Ansatte kan ringe og motta samtaler direkte fra Teams-appen, på PC, mobil eller Teams-kompatible bordtelefoner.

Løsningen er designet for virksomheter med opptil 300 brukere og gir profesjonelle funksjoner som vanligvis krever en dyr og kompleks telefonisentral (PBX).

Hva følger med i løsningen?

Microsoft 365 Business Voice inkluderer:

• Telefonsystem (Phone System) – styring av samtaler, omdirigering, viderekobling og mer

• Samtaleplan (Calling Plan) eller mulighet for Direct Routing

• Automatisk sentralbord (Auto Attendant)

• Samtalekøer (Call Queues)

• Talepost med transkripsjon

• Full integrasjon med Microsoft 365 og Teams

Alt dette kan administreres fra Microsoft 365-administrasjonssenteret og gir en sømløs opplevelse for både brukere og IT-administratorer.

Hvordan fungerer det?

Hver bruker i systemet får tildelt et unikt telefonnummer – ofte kalt DDI-nummer (Direct Dial-In) – som gjør det mulig for eksterne kontakter å ringe direkte til den enkelte ansatte.

Samtalene går via internett og behandles i Microsofts skyløsning, noe som betyr at man ikke trenger tradisjonell telefonlinje, lokal server eller fysisk telefonsentral. Man trenger kun en internettforbindelse og Teams-appen.

Samtalene kan foretas og mottas via:

• PC eller Mac

• Mobiltelefon (Teams-app)

• Teams-sertifiserte bordtelefoner eller konferansetelefoner

To måter å koble til telefoni

Det finnes to metoder for å koble Microsoft 365 Business Voice til det offentlige telefonnettet:

1. Microsoft Calling Plan

Microsoft tilbyr egne samtaleabonnementer med telefonnumre og samtaleminutter inkludert. Dette er ideelt for mindre selskaper som ønsker en enkel løsning uten behov for ekstern operatør.

2. Direct Routing

Gir bedriften mulighet til å bruke sin eksisterende teleoperatør og telefoniavtale, ved å koble til Microsoft Teams via en Session Border Controller (SBC). Dette gir mer fleksibilitet, spesielt dersom man ønsker å beholde eksisterende telefonnumre eller forhandle egne priser.

Direct Routing krever litt mer oppsett, men gir bedre kontroll og lavere driftskostnader for mange virksomheter.

Fordeler med Microsoft 365 Business Voice

• Alt på ett sted – samtaler, møter, chat og dokumenter i samme grensesnitt

• Forenklet IT-drift – ingen lokal hardware eller separate telefonsystemer

• Mobilitet – ansatte kan ta og foreta samtaler uansett hvor de er

• Skalerbarhet – legg til nye brukere eller funksjoner etter behov

• Bedre kundeopplevelse – automatiserte menyer og effektive samtalekøer

• Integrasjon – sømløs kobling med Outlook, SharePoint og andre Microsoft 365-verktøy

Hvem passer løsningen for?

Microsoft 365 Business Voice er utviklet for små og mellomstore bedrifter – opp til 300 brukere – som allerede benytter Microsoft 365 og ønsker å utvide til også å inkludere telefoni.

Løsningen passer spesielt godt for:

• Bedrifter som ønsker å redusere antall systemer og samle alt i skyen

• Virksomheter med ansatte som jobber hybrid eller remote

• Organisasjoner uten en eksisterende telefonsentral eller PBX

• Selskaper som ønsker enkel administrasjon og profesjonell telefoni

Bruk med verktøy som DDI Manager

For å få mest mulig ut av Business Voice, kan man kombinere løsningen med verktøy som DDI Manager, som gir enkle verktøy for å administrere DDI-nummer, følge opp hvilke nummer som er ledige eller i bruk, og effektivt tildele nummer til nye brukere.

Dette sparer IT-avdelingen for tid og minimerer risikoen for feil, spesielt i organisasjoner med mange ansatte eller høy turnover.

Et moderne alternativ til tradisjonell telefoni

Microsoft 365 Business Voice er ikke bare en ny måte å håndtere telefoni på – det er en naturlig utvidelse av Microsoft Teams som arbeidsplattform. Ved å samle alle kommunikasjonsformer i én løsning, oppnår bedrifter bedre flyt, lavere kostnader og høyere brukertilfredshet.

Med en enkel oppstart, profesjonelle funksjoner og støtte for fremtidens arbeidsform, er Business Voice et attraktivt valg for norske virksomheter som vil gjøre telefonien til en del av den digitale arbeidsplassen.